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RESUMO
O administrador possui muitas
funções na gestão de uma empresa, deve desempenhar com atenção e
comprometimento seu papel, servindo de exemplo para funcionários e
indicando os rumos que a instituição deve seguir, bem como, tomar
decisões para atingir os objetivos e otimizar recursos na busca de
eficiência e eficácia. Na prática, cada organização, pública ou privada,
possui suas necessidades e condições, neste caso, o administrador deve
se adequar à empresa e estabelecer por meio de planejamento quais as
metas prioritárias relacionadas à missão e visão da organização para que
sejam repassadas a equipe.
Palavras-chave:
Administrador, Função, Planejamento, Metas.
ABSTRACT
The administrator has many
duties in running a business, must play with care and commitment role,
setting an example for employees and showing the direction the
institution should follow and take decisions to achieve the goals and
optimize resources in the search for efficiency and effectiveness.
Virtually every organization, public or private, has its needs and
requirements in this case, the administrator must fit the company and
established through which planning priority goals related to the mission
and vision of the organization are passed to the team.
Keywords:
Administrator. Function. Planning. Goals.
1 INTRODUÇÃO
Em um ambiente onde a mudança
é a única certeza e o número de informações geradas é desmedido,
administrar riscos e prosperar é o objetivo da maioria das empresas
mesmo sendo elas do setor público.
Os gestores de todos os níveis
hierárquicos de uma organização devem buscar alcançar os objetivos de
maneira eficiente e eficaz , atendendo as expectativas de todos os
envolvidos dentro e fora da organização. Para isto, é necessário
planejar, organizar, direcionar e controlar todos os recursos
necessários, desde financeiros, humanos e mercadológicos até máquinas,
equipamentos e insumos. Cabe a ele buscar o máximo de resultados com o
mínimo de esforços.
Quanto maior a capacitação do
gestor, maior as chances de o empreendimento ser lucrativo (privado),
atingir objetivos e ter sucesso, portanto, saber administrar é
indispensável em todos os setores (público e privado).
O tema foi selecionado, já que
as práticas nas organizações sem a presença de um administrador resultam
em dificuldades para os colaboradores, clientes, fornecedores e
sociedade.
2 ADMINISTRAÇÃO: CONCEITO E
FUNÇÕES
Durante a maior parte da vida
dos seres humanos, os mesmos fazem parte de organizações que são
formadas por um grupo que trabalham em conjunto com um objetivo comum.
E todas as organizações têm
líderes ou administradores com a responsabilidade de ajudá-las a
alcançar tais objetivos, pois sem uma administração, e que ela seja
eficaz, é provável que a organização fracasse (STONER; FREEMAN, 1999).
Independente de qual setor a empresa esteja inserido ela necessita de
rumo, alvos e caminhos para obtê-los. Necessita de alguém, no caso o
administrador, para direcioná-la focando suas estratégias e corrigindo
possíveis desvios.
A tendência a organizar ou a
colaborar em relacionamentos interdependentes está intrínseca a natureza
humana. Mesmo a organização sugerindo unificar e coordenar atividades de
pessoas ou subgrupos, certo grau de conflito é inevitável. A tarefa da
administração é unir os diversos elementos, cooperadores e conflitantes,
em um empenho total da organização (KAST; ROSENZWEIG, 1992).
Qualquer que seja o caminho
escolhido para conseguir o resultado é necessário administrá-lo,
planejar ações, organizar processos e insumos, liderar equipe para
trabalhar unida e controlar as atividades para manter na linha correta.
Conforme Mescon, Albert e Khedouri (1985 apud STONER; FREEMAN, 1999, p.
5), “a administração é o processo de planejar, organizar, liderar e
controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de
todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos
estabelecidos”. Deste modo, é o processo de assumir e colocar em prática
decisões sobre objetivos e utilização de recursos.
As organizações necessitam da
ajuda de gestores para realizar o processo de administrar e ser eficaz.
“O principal motivo para a existência das organizações é o fato de que
certos objetivos só podem ser alcançados por meio da ação coordenada de
grupos de pessoas” (MAXIMIANO, 2002, p. 28).
O grupo de pessoas é o
principal recurso das organizações, utilizado para atingir resultado e
além das pessoas, segundo Maximiano (2000, p.92), as “organizações
empregam dinheiro, tempo, espaço e recursos materiais como instalações,
máquinas, móveis e equipamentos”.
A demarcação do papel do administrador
favorece a empresa na definição real das atividades desenvolvidas pelo
gestor dentro da organização, uma vez que na atualidade as decisões são
executadas intuitivamente na maioria das empresas, sendo elas públicas
ou privadas.
As organizações são
importantes e exercem influência tanto para os colaboradores que nela
trabalham quanto para a sociedade onde ela está inserida, isso porque,
de acordo com Daft (2003), reúnem recursos para realizar metas
específicas, produzem mercadorias e serviços que os clientes desejam a
preços competitivos, procuram técnicas inovadoras de produzir e
distribuir com mais eficiência, criam tendência para inovação,
refletindo o desejo de aperfeiçoamento. As organizações adaptam-se e
influenciam um ambiente em rápida mutação, criam valor para seus
proprietários, clientes e funcionários, acomodam constantes desafios da
diversidade, lidam com preocupação sobre ética, motivação e coordenação
dos funcionários.
Assim, a prestação de serviço
ou produção de produtos realizada pelas instituições existentes no
mercado, afetam diretamente a sociedade, clientes das empresas; as
organizações privadas com grande preocupação com a competitividade, e
pública, que suas ações recaem sobre a população no geral. Uma gestão
inadequada prejudica a prestação do serviço e sua qualidade refletindo
inconformidade ao cliente.
As organizações utilizam os
recursos disponíveis, dividem o trabalho de forma coordenada, realizam
processos de transformação para alcançar o objetivo: produtos/ou
serviços, sendo eficaz, mas para isso, precisam da presença de um
gestor.
3 ADMINISTRADOR COMO GESTOR
Em constantes transformações,
o papel do administrador não pode ser estático, sem modificações, sendo
inflexível. Cada vez mais as organizações estão alterando-se,
agilizando, necessitando ser administradas, de metas, focando no cliente
e tendo as pessoas que trabalham nela como parceiras, buscando
eficiência e eficácia para obter o sucesso desejado.
Atualmente, é perceptível o
papel estratégico dos recursos humanos nas organizações e o gerente deve
utilizar desse ponto para fortalecer a organização. As pessoas que
contribuem para o sucesso da empresa, elas que podem atribuir o
pensamento sistêmico e se adaptar com mudanças que o ambiente externo
impõe.
O papel do profissional de
recursos humanos está evoluindo, passando de assessor executivo para
gerenciador de ações, para uma vinculação mais próxima entre empregados
e líderes de setores (MILKOVICH; BOUDREAU, 2000). As organizações
dependem das pessoas para poderem funcionar e alcançar sucesso, e as
pessoas necessitam das organizações para conseguir realizar seus
objetivos individuais, por meio de remuneração e realização pessoal
profissionalmente.
A Administração requer
bom-senso, assim o administrador, dentro de suas funções, estabelece
rumos e dirige as pessoas que executam o trabalho. Além disso, na visão
de Lacombe e Heilborn (2006), são indispensáveis para um bom
administrador ter experiência, conhecimento, habilidade em lidar com as
pessoas, responsabilidade e, acima de tudo, alto grau de compreensão de
si próprio e da sua equipe.
Na tarefa de administrar nem
sempre ocorrem acertos, ou somente decisões totalmente vantajosas. Nos
altos e baixos do mercado o administrador precisa tomar algumas decisões
que afetam o menos possível a organização, que possa mantê-la em
funcionamento sem perigo de queda fatal. Para Drucker (1981) uma das
tarefas do administrador é harmonizar, em cada decisão, as condições
futuras a curto e longo prazo, sem sacrificar o futuro e sem colocar a
empresa em perigo. Não sendo possível harmonizar, deve pelo menos
equilibrá-las, calcular sacrifícios a fim de proteger seus interesses
imediatos, ou verificar quais os sacrifícios de hoje em benefício do
futuro.
Esta é uma função econômica do
administrador, devendo tomar decisões, pois não existe decisão perfeita.
Lacombe e Heilborn (2006) destacam que é necessário pesar vantagens e
desvantagens das alternativas para realizar a escolha da melhor,
priorizando o desempenho econômico.
Do mesmo modo, é necessário
compreender também a influência das ações na comunidade. O
desenvolvimento econômico e social das sociedades resulta da
administração, depende do desempenho, competência, dos valores dos
administradores.
Estas atitudes desempenhadas pelo
gestor influenciam a instituição como um todo. Observados
comportamentos, motivação e desempenho na função ajustam-se possíveis
deformidades na administração e possibilita descrever as atividades de
forma técnica, permitindo a criação de um manual de procedimentos para
padronizar as atividades rotineiras, criando ordem na organização e
orientação para o futuro.
Existem muitas características
importantes de um gestor, porém algumas são primordiais. Primeiramente,
o auto-conhecimento. Este é fundamental, saber quais são os seus
limites, conhecer pontos fortes para usá-los da melhor forma, e seus
pontos fracos para aprimorá-los. Para Kreizeb (2007), outra
característica importante é possuir conhecimentos específicos de sua
área e o relativo a áreas afins, os quais são necessários para que se
possa aplicar melhorias no seu ambiente e também em outros, e facilitar
o desenvolvimento dos liderados.
Além destas características o gestor
deve também desempenhar a função de líder, possibilitando assim, noção
para melhorar o direcionamento das ações do grupo.
4 O ADMINISTRADOR COMO LÍDER
Liderança é um conceito
estrutural para o administrador, depende de circunstâncias, porém, não
existem líderes sem liderados e para tanto, os administradores
necessitam buscar características específicas de liderança, traçando um
perfil da que será utilizada e acompanhar o grupo, influenciando-o para
alcançar resultados.
Para administrar com as
funções administrativas, existem modelos de gestão diferentes que podem
ser utilizados pelo administrador. Figueiredo e Caggiano (1997, p. 30)
mencionam que o modelo de gestão é em síntese, “um grande modelo de
controle, pois nele são definidas as diretrizes de como os gestores vão
ser avaliados, e os princípios de como a empresa vai ser administrada”.
Os gerentes são os
protagonistas do processo administrativo, responsáveis pelo trabalho de
outros funcionários das organizações. A maneira com que os mesmos
trabalham com seus colaboradores varia de organização para organização,
sendo que, atualmente compartilham sua autoridade com seus funcionários
(MAXIMIANO, 2002). O gestor serve de exemplo para os colaboradores, seu
comportamento influencia todos os outros comportamentos dentro da
organização mesmo sendo pública, e o mesmo pode transmitir aos
colaboradores uma conscientização de equipe, fazendo com que todos
contribuam na direção que a empresa toma.
A organização necessita de uma
boa comunicação, com integrantes sabendo seu papel e a importância dele
no alcance dos resultados, para tanto, o gestor deve organizar a empresa
da forma que as atividades fluam e possam concretizar o objetivo. Para
Fayol, com a empresa organizada seus colaboradores necessitam de
orientações do que fazer, suas ações precisam de coordenação e tarefas
de controle, sendo este o papel dos gerentes. Com base nisto,
desenvolveu 16 deveres dos gerentes como afirma Maximiano (2002):
-
assegurar a cuidadosa
preparação dos planos e sua rigorosa execução;
-
cuidar para que a
organização humana e material seja coerente com os objetivos, recursos
e requisitos da empresa;
-
estabelecer uma autoridade
construtiva, competente, enérgica e única;
-
harmonizar atividades e
coordenar esforços;
-
formular decisões de forma
simples, nítida e precisa;
-
organizar a seleção
eficiente de pessoal;
-
definir claramente as
obrigações;
-
encorajar a iniciativa e o
senso de responsabilidade;
-
recompensar justa e
adequadamente os serviços prestados;
-
usar punições para faltas e
erros;
-
manter a disciplina;
-
subordinar os interesses
individuais ao interesse geral;
-
manter a unidade de comando;
-
supervisionar a ordem
material e humana;
-
ter tudo sob controle;
-
combater o excesso de
regulamentos, burocracia e papéis.
Estes deveres direcionam a
atuação do gestor público e privado para obterem o comprometimento,
trabalho em equipe e resultados desempenhando a função de líder.
Aos poucos despontou a
necessidade de entender como os indivíduos se comportam nas
organizações, seus interesses, sua satisfação e o como isso interfere
para a organização. Na visão de Clutterbuck e Crainer (1993), se os
administradores conseguissem alcançar tal compreensão seriam capazes de
cessar ou desviar comportamentos irregulares e reforçar comportamentos
harmonizados com os objetivos da organização.
Os líderes defendem valores
que representam a vontade dos liderados, no entanto não desempenham
apenas esta função. A variedade dos tipos de liderança dificulta traçar
com precisão o que o líder faz.
A liderança é fator
fundamental no contato com os colaboradores. O líder é como um maestro
que coordena a seqüência da música, das atividades. Koontz (1978)
destaca que líderes planejam com habilidade, organizam com lucidez,
selecionam, adestram e dirigem bem os subordinados, tornando os planos
produtivos.
Para que haja o relacionamento adequado é necessário que o líder saiba
discernir alguns conceitos como liderança, respeito, comprometimento,
poder e autoridade. Sendo que:
Poder:
é a faculdade de forçar ou coagir alguém a fazer sua vontade, por causa
de sua posição ou força, mesmo que a pessoa preferisse não o fazer.
Autoridade: A habilidade de levar as pessoas a fazerem de boa vontade o
que você quer por causa de sua influência pessoal. (HUNTER 2004, p.26).
O líder que demonstra
conhecimento e experiência transmite confiança para os seus
funcionários, mas para isto, é necessário atualização constante para
manter conhecimentos e se atentar às mudanças impostas pelo ambiente
preparando funcionários para adaptações.
As empresas estão em constante
desenvolvimento e precisam de uma liderança que além de continuar se
desenvolvendo, também desenvolva as pessoas, preparando-as para que
possam atender às necessidades da empresa. O líder possui um papel de
facilitador, precisa preparar um ambiente que facilite para as pessoas
se desenvolverem. Terá que disponibilizar recursos e prestar orientação
para atender às necessidades dos funcionários (KREIZEB, 2007).
Como afirma
Drucker (1996, p. 77),
“o requisito final da
liderança eficaz é ganhar a confiança. Confiança é a convicção de que o
líder fala sério. É a crença numa coisa muito antiquada chamada
integridade”. Desta forma, a equipe é estruturada e se solidifica,
constroem-se ações com comprometimento e base forte.
Porém não existe um forma
ideal, padrão de liderança, a flexibilidade é fator fundamental para
exercê-la. Para Lacombe e Heilborn (2006), nenhum líder inspira mais
confiança em seus liderados do que a que ele mesmo deposita em si e o
demonstra. Dúvidas do líder geram ainda mais em seus liderados. A
liderança somente faz sentido quando se estabelecem circunstâncias em
que o líder deve agir, mas é impossível determinar características
gerais válidas para um líder sendo que, ao passar dos anos,
apresentaram-se os tipos mais variáveis de perfis.
O administrador tem que
adaptar seu estilo de gestão em função de inúmeras variáveis, não se
pode dizer que exista um único estilo ideal, é necessário avaliar o
ambiente em que se encontra para decidir a forma mais adequada, conforme
o mesmo autor.
Segundo Quinn (2003, p. 12)
“em meados da década de 1990, já estava claro que não haveria um modelo
único que fosse suficiente para orientar os gerentes, e que seria
preciso, na verdade, enxergar todos os quatro modelos como elementos de
uma matriz mais vasta”.
Alguns moldes com
características principais e específicas proporcionam atingir objetivos
de uma forma mais produtiva e flexível, promovendo adequação ao
ambiente. O quadro de valores competitivos é útil para especificar
alguns valores e critérios e também ajuda a refletir sobre os oito
papéis conflitantes desempenhados pelos gerentes.
Para Quinn (2003), cada um dos
modelos organizacionais do quadro de valores competitivos adota
diferentes critérios de eficácia. No modelo das metas racionais é
produtividade, realização, direção e clareza de objetivos. No modelo de
processos internos, documentação, gerenciamento de informações,
estabilidade e controle. Já no modelo de relações humanas os critérios
são participação, abertura, compromisso e moral e, por fim, no modelo
dos sistemas abertos destaca-se inovação, adaptação, produtividade e
realização.
No modelo das metas racionais
existem os papéis de diretor e produtor. Como diretor espera-se, segundo
Quinn et al (2003), que o gerente explicite expectativas por meio de
processos (planejamento) e seja um deflagrador decisivo, seleciona
alternativas, estabelece objetivos, define papéis e tarefas, gera regras
e políticas e fornece instruções.
Para o papel de produtor
espera-se que os mesmo sejam orientados para tarefas, mantenham o foco
no trabalho e exijam um alto grau de interesse pessoal. Já no modelo dos
processos internos, destaca-se o papel de monitor que deve saber o que
se passa em sua unidade, determinar se as pessoas estão cumprindo as
regras e averiguar se o setor está fazendo sua parte e o papel de
coordenador espera-se que o gerente dê sustentação à estrutura e ao
fluxo do sistema, como afirma o mesmo autor.
No modelo das relações humanas
desenvolvem-se os papéis de facilitador e mentor, sendo que, espera-se
do facilitador o fomento dos esforços coletivos, que promove a coesão e
o trabalho em equipe e administre conflitos interpessoais. O mentor
dedica-se ao desenvolvimento das pessoas mediante uma orientação
cuidadosa de empatia. É o papel do interesse humano, o gerente é
solícito, atencioso, sensível, afável, aberto e justo, segundo Quinn et
al (2003).
Por fim, no modelo dos
sistemas abertos existem os papéis de inovador e negociador. O gerente
inovador é encarregado de facilitar a adaptação e a mudança, deve
prestar atenção ao ambiente em transformação, identificar tendências
significativas, conceitualizar e projetar mudanças necessárias e tolerar
as incertezas e riscos. E o negociador preocupa-se particularmente com a
sua sustentação da legitimidade exterior e a obtenção de recursos
externos. Os gerentes, na função de negociador, devem ter astúcia
política, capacidade de persuasão e influência e poder. (QUINN et al,
2003).
Para desempenhar tal função é
imperativo conhecer o desempenho e saber as diferenças de colocação,
qual é realmente o papel de cada posto. Muitos autores tratam das
diferenças entre administrador e líder, Bennis (apud LACOMBE; HEILBORN,
2006) destaca que administrar é assumir responsabilidade, fazer
acontecer, e liderar é influenciar, guiar em direção. Para o autor, o
líder opera sobre os recursos emocionais da organização, seus valores.
Já o administrador sobre os recursos físicos.
Sem dúvida, a união dos dois
papéis é de extrema importância para eficiência de ações, pois
proporcionam uma fusão de desempenho que enaltecem a atuação e superam
resultados com a criatividade e excelência nas obras. Para Kotler (1999
apud LACOMBE; HEILBORN, 2006, p. 350), “liderança e administração são
dois sistemas complementares de ação, necessários ambos para o êxito de
um negócio num ambiente volátil”. “O real desafio é combinar uma
liderança forte com uma administração forte e usar cada uma pra
equilibrar a outra. Administrar é saber lidar com a complexidade.
Liderar é saber lidar com a mudança”.
A liderança proporciona à
administração uma facilidade na união dos recursos para aplicação das
idéias obtendo o retorno esperado. Ela desenvolve influência sobre os
liderados, mantém o respeito, auxilia a equipe, dissemina comunicação e
compreensão do todo, organiza e realiza com mais facilidade, a
implantação de idéias para o avanço dos procedimentos e otimização dos
recursos, atendendo assim, o objetivo fim.
5 CONCLUSÃO
O
presente artigo fundamentou teoricamente a importância do papel do
administrador como gestor de organizações públicas ou privadas. Que o
gestor necessita de conhecimentos para readequar equipes, definir
objetivo, desenvolver estratégias e aplica-las no exercício da função.
Com o planejamento, organização do pessoal e estabelecimento de
necessidades prioritárias pelo administrador, permite-se um desempenho
adequado na produção ou prestação dos serviços, proporcionando efetivar
a qualidade.
Para o alcance da qualidade é
necessário que o administrador estabeleça alguns procedimentos padrões,
crie regras para conquistar organização, respeito e disciplina; realize
também, reuniões periódicas para uma gestão participativa desenvolvendo
soluções para os problemas existentes.
Contudo, o Administrador
desempenha tanto o papel gerir (planejar, organizar), como o de líder
motivando e direcionando o pessoal para que juntos conquistem o objetivo
traçado e de conhecimento de todos. Tornando as informações públicas
dentro da instituição, permite-se que o pessoal tome ciência dos
acontecimentos e se envolva, fazendo parte do todo, em busca de solução
para que se obtenha sucesso na resolução de qualquer eventualidade.
Desta forma, o papel e
presença do administrador têm relevância fundamental para o
planejamento, organização das ações conforme os recursos existentes e os
a serem conquistados, direção para cumprir a missão, desempenhar funções
rumo à visão e controlar para que as ações estejam de acordo com o
planejado, podendo ser corrigidas adequando às necessidades do ambiente
interno e externo que estão em constante processo de mudança. Sem um
responsável, um guia, a empresa perde a direção do foco que necessita
ter para obter resultados.
Tanto a organização privada
com objetivo de satisfazer clientes e obter lucro, quanto a pública em
atender necessidades dos clientes e aplicar recursos de forma eficiente
para fornecer produto/serviço de qualidade ao cidadão, sem administração
é provável que fracasse, siga em círculos, sem sucesso. Necessitam de
planejamento, método, objetivo, foco e administrador.
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