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ISSN 1678-8419         última atualização em: segunda-feira, 18 de janeiro de 2010 20:15:28                                               

 
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EM RHEDE
A importância do papel do administrador como gestor de organizações públicas ou privadas    

Ana Cristina Ottobeli Guerreiro1

publicado em 18/01/2010


 

RESUMO
 

O administrador possui muitas funções na gestão de uma empresa, deve desempenhar com atenção e comprometimento seu papel, servindo de exemplo para funcionários e indicando os rumos que a instituição deve seguir, bem como, tomar decisões para atingir os objetivos e otimizar recursos na busca de eficiência e eficácia. Na prática, cada organização, pública ou privada, possui suas necessidades e condições, neste caso, o administrador deve se adequar à empresa e estabelecer por meio de planejamento quais as metas prioritárias relacionadas à missão e visão da organização para que sejam repassadas a equipe.

 

Palavras-chave: Administrador, Função, Planejamento, Metas.


 

ABSTRACT
 

The administrator has many duties in running a business, must play with care and commitment role, setting an example for employees and showing the direction the institution should follow and take decisions to achieve the goals and optimize resources in the search for efficiency and effectiveness. Virtually every organization, public or private, has its needs and requirements in this case, the administrator must fit the company and established through which planning priority goals related to the mission and vision of the organization are passed to the team.


 

Keywords: Administrator. Function. Planning. Goals.


 


 

1 INTRODUÇÃO


 

Em um ambiente onde a mudança é a única certeza e o número de informações geradas é desmedido, administrar riscos e prosperar é o objetivo da maioria das empresas mesmo sendo elas do setor público.

Os gestores de todos os níveis hierárquicos de uma  organização devem  buscar alcançar os objetivos de  maneira  eficiente e eficaz ,  atendendo  as expectativas de todos os envolvidos dentro e fora da organização. Para isto, é necessário planejar, organizar, direcionar e controlar todos os recursos necessários, desde financeiros, humanos e mercadológicos até máquinas, equipamentos e insumos. Cabe a ele buscar  o  máximo de resultados com o mínimo de esforços.

Quanto maior a capacitação do gestor, maior as chances de o empreendimento ser lucrativo (privado), atingir objetivos e ter sucesso, portanto, saber administrar é indispensável em todos os setores (público e privado).

O tema foi selecionado, já que as práticas nas organizações sem a presença de um administrador resultam em dificuldades para os colaboradores, clientes, fornecedores e sociedade.


 

2 ADMINISTRAÇÃO: CONCEITO E FUNÇÕES
 

Durante a maior parte da vida dos seres humanos, os mesmos fazem parte de organizações que são formadas por um grupo que trabalham em conjunto com um objetivo comum.

E todas as organizações têm líderes ou administradores com a responsabilidade de ajudá-las a alcançar tais objetivos, pois sem uma administração, e que ela seja eficaz, é provável que a organização fracasse (STONER; FREEMAN, 1999). Independente de qual setor a empresa esteja inserido ela necessita de rumo, alvos e caminhos para obtê-los. Necessita de alguém, no caso o administrador, para direcioná-la focando suas estratégias e corrigindo possíveis desvios.

A tendência a organizar ou a colaborar em relacionamentos interdependentes está intrínseca a natureza humana. Mesmo a organização sugerindo unificar e coordenar atividades de pessoas ou subgrupos, certo grau de conflito é inevitável. A tarefa da administração é unir os diversos elementos, cooperadores e conflitantes, em um empenho total da organização (KAST; ROSENZWEIG, 1992).

Qualquer que seja o caminho escolhido para conseguir o resultado é necessário administrá-lo, planejar ações, organizar processos e insumos, liderar equipe para trabalhar unida e controlar as atividades para manter na linha correta. Conforme Mescon, Albert e Khedouri (1985 apud STONER; FREEMAN, 1999, p. 5), “a administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos”. Deste modo, é o processo de assumir e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos.

As organizações necessitam da ajuda de gestores para realizar o processo de administrar e ser eficaz. “O principal motivo para a existência das organizações é o fato de que certos objetivos só podem ser alcançados por meio da ação coordenada de grupos de pessoas” (MAXIMIANO, 2002, p. 28).

O grupo de pessoas é o principal recurso das organizações, utilizado para atingir resultado e além das pessoas, segundo Maximiano (2000, p.92), as “organizações empregam dinheiro, tempo, espaço e recursos materiais como instalações, máquinas, móveis e equipamentos”.

A demarcação do papel do administrador favorece a empresa na definição real das atividades desenvolvidas pelo gestor dentro da organização, uma vez que na atualidade as decisões são executadas intuitivamente na maioria das empresas, sendo elas públicas ou privadas.

As organizações são importantes e exercem influência tanto para os colaboradores que nela trabalham quanto para a sociedade onde ela está inserida, isso porque, de acordo com Daft (2003), reúnem recursos para realizar metas específicas, produzem mercadorias e serviços que os clientes desejam a preços competitivos, procuram técnicas inovadoras de produzir e distribuir com mais eficiência, criam tendência para inovação, refletindo o desejo de aperfeiçoamento. As organizações adaptam-se e influenciam um ambiente em rápida mutação, criam valor para seus proprietários, clientes e funcionários, acomodam constantes desafios da diversidade, lidam com preocupação sobre ética, motivação e coordenação dos funcionários.

Assim, a prestação de serviço ou produção de produtos realizada pelas instituições existentes no mercado, afetam diretamente a sociedade, clientes das empresas; as organizações privadas com grande preocupação com a competitividade, e pública, que suas ações recaem sobre a população no geral. Uma gestão inadequada prejudica a prestação do serviço e sua qualidade refletindo inconformidade ao cliente.

As organizações utilizam os recursos disponíveis, dividem o trabalho de forma coordenada, realizam processos de transformação para alcançar o objetivo: produtos/ou serviços, sendo eficaz, mas para isso, precisam da presença de um gestor.
 

3 ADMINISTRADOR COMO GESTOR
 

Em constantes transformações, o papel do administrador não pode ser estático, sem modificações, sendo inflexível. Cada vez mais as organizações estão alterando-se, agilizando, necessitando ser administradas, de metas, focando no cliente e tendo as pessoas que trabalham nela como parceiras, buscando eficiência e eficácia para obter o sucesso desejado.

Atualmente, é perceptível o papel estratégico dos recursos humanos nas organizações e o gerente deve utilizar desse ponto para fortalecer a organização. As pessoas que contribuem para o sucesso da empresa, elas que podem atribuir o pensamento sistêmico e se adaptar com mudanças que o ambiente externo impõe.

O papel do profissional de recursos humanos está evoluindo, passando de assessor executivo para gerenciador de ações, para uma vinculação mais próxima entre empregados e líderes de setores (MILKOVICH; BOUDREAU, 2000). As organizações dependem das pessoas para poderem funcionar e alcançar sucesso, e as pessoas necessitam das organizações para conseguir realizar seus objetivos individuais, por meio de remuneração e realização pessoal profissionalmente.

A Administração requer bom-senso, assim o administrador, dentro de suas funções, estabelece rumos e dirige as pessoas que executam o trabalho. Além disso, na visão de Lacombe e Heilborn (2006), são indispensáveis para um bom administrador ter experiência, conhecimento, habilidade em lidar com as pessoas, responsabilidade e, acima de tudo, alto grau de compreensão de si próprio e da sua equipe.

Na tarefa de administrar nem sempre ocorrem acertos, ou somente decisões totalmente vantajosas. Nos altos e baixos do mercado o administrador precisa tomar algumas decisões que afetam o menos possível a organização, que possa mantê-la em funcionamento sem perigo de queda fatal. Para Drucker (1981) uma das tarefas do administrador é harmonizar, em cada decisão, as condições futuras a curto e longo prazo, sem sacrificar o futuro e sem colocar a empresa em perigo. Não sendo possível harmonizar, deve pelo menos equilibrá-las, calcular sacrifícios a fim de proteger seus interesses imediatos, ou verificar quais os sacrifícios de hoje em benefício do futuro.

Esta é uma função econômica do administrador, devendo tomar decisões, pois não existe decisão perfeita. Lacombe e Heilborn (2006) destacam que é necessário pesar vantagens e desvantagens das alternativas para realizar a escolha da melhor, priorizando o desempenho econômico.

Do mesmo modo, é necessário compreender também a influência das ações na comunidade. O desenvolvimento econômico e social das sociedades resulta da administração, depende do desempenho, competência, dos valores dos administradores.

Estas atitudes desempenhadas pelo gestor influenciam a instituição como um todo. Observados comportamentos, motivação e desempenho na função ajustam-se possíveis deformidades na administração e possibilita descrever as atividades de forma técnica, permitindo a criação de um manual de procedimentos para padronizar as atividades rotineiras, criando ordem na organização e orientação para o futuro.

Existem muitas características importantes de um gestor, porém algumas são primordiais. Primeiramente, o auto-conhecimento. Este é fundamental, saber quais são os seus limites, conhecer pontos fortes para usá-los da melhor forma, e seus pontos fracos para aprimorá-los. Para Kreizeb (2007), outra característica importante é possuir conhecimentos específicos de sua área e o relativo a áreas afins, os quais são necessários para que se possa aplicar melhorias no seu ambiente e também em outros, e facilitar o desenvolvimento dos liderados.

Além destas características o gestor deve também desempenhar a função de líder, possibilitando assim, noção para melhorar o direcionamento das ações do grupo.


 

4 O ADMINISTRADOR COMO LÍDER


 

Liderança é um conceito estrutural para o administrador, depende de circunstâncias, porém, não existem líderes sem liderados e para tanto, os administradores necessitam buscar características específicas de liderança, traçando um perfil da que será utilizada e acompanhar o grupo, influenciando-o para alcançar resultados.

Para administrar com as funções administrativas, existem modelos de gestão diferentes que podem ser utilizados pelo administrador. Figueiredo e Caggiano (1997, p. 30) mencionam que o modelo de gestão é em síntese, “um grande modelo de controle, pois nele são definidas as diretrizes de como os gestores vão ser avaliados, e os princípios de como a empresa vai ser administrada”.

Os gerentes são os protagonistas do processo administrativo, responsáveis pelo trabalho de outros funcionários das organizações. A maneira com que os mesmos trabalham com seus colaboradores varia de organização para organização, sendo que, atualmente compartilham sua autoridade com seus funcionários (MAXIMIANO, 2002). O gestor serve de exemplo para os colaboradores, seu comportamento influencia todos os outros comportamentos dentro da organização mesmo sendo pública, e o mesmo pode transmitir aos colaboradores uma conscientização de equipe, fazendo com que todos contribuam na direção que a empresa toma.

A organização necessita de uma boa comunicação, com integrantes sabendo seu papel e a importância dele no alcance dos resultados, para tanto, o gestor deve organizar a empresa da forma que as atividades fluam e possam concretizar o objetivo. Para Fayol, com a empresa organizada seus colaboradores necessitam de orientações do que fazer, suas ações precisam de coordenação e tarefas de controle, sendo este o papel dos gerentes. Com base nisto, desenvolveu 16 deveres dos gerentes como afirma Maximiano (2002):

  1. assegurar a cuidadosa preparação dos planos e sua rigorosa execução;

  2. cuidar para que a organização humana e material seja coerente com os objetivos, recursos e requisitos da empresa;

  3. estabelecer uma autoridade construtiva, competente, enérgica e única;

  4. harmonizar atividades e coordenar esforços;

  5. formular decisões de forma simples, nítida e precisa;

  6. organizar a seleção eficiente de pessoal;

  7. definir claramente as obrigações;

  8. encorajar a iniciativa e o senso de responsabilidade;

  9. recompensar justa e adequadamente os serviços prestados;

  10. usar punições para faltas e erros;

  11. manter a disciplina;

  12. subordinar os interesses individuais ao interesse geral;

  13. manter a unidade de comando;

  14. supervisionar a ordem material e humana;

  15. ter tudo sob controle;

  16. combater o excesso de regulamentos, burocracia e papéis.

Estes deveres direcionam a atuação do gestor público e privado para obterem o comprometimento, trabalho em equipe e resultados desempenhando a função de líder.

Aos poucos despontou a necessidade de entender como os indivíduos se comportam nas organizações, seus interesses, sua satisfação e o como isso interfere para a organização. Na visão de Clutterbuck e Crainer (1993), se os administradores conseguissem alcançar tal compreensão seriam capazes de cessar ou desviar comportamentos irregulares e reforçar comportamentos harmonizados com os objetivos da organização.

Os líderes defendem valores que representam a vontade dos liderados, no entanto não desempenham apenas esta função. A variedade dos tipos de liderança dificulta traçar com precisão o que o líder faz.

A liderança é fator fundamental no contato com os colaboradores. O líder é como um maestro que coordena a seqüência da música, das atividades. Koontz (1978) destaca que líderes planejam com habilidade, organizam com lucidez, selecionam, adestram e dirigem bem os subordinados, tornando os planos produtivos.

Para que haja o relacionamento adequado é necessário que o líder saiba discernir alguns conceitos como liderança, respeito, comprometimento, poder e autoridade. Sendo que:

 


 

Poder: é a faculdade de forçar ou coagir alguém a fazer sua vontade, por causa de sua posição ou força, mesmo que a pessoa preferisse não o fazer.

Autoridade: A habilidade de levar as pessoas a fazerem de boa vontade o que você quer por causa de sua influência pessoal. (HUNTER 2004, p.26).  


 


 

O líder que demonstra conhecimento e experiência transmite confiança para os seus funcionários, mas para isto, é necessário atualização constante para manter conhecimentos e se atentar às mudanças impostas pelo ambiente preparando funcionários para adaptações.

As empresas estão em constante desenvolvimento e precisam de uma liderança que além de continuar se desenvolvendo, também desenvolva as pessoas, preparando-as para que possam atender às necessidades da empresa. O líder possui um papel de facilitador, precisa preparar um ambiente que facilite para as pessoas se desenvolverem. Terá que disponibilizar recursos e prestar orientação para atender às necessidades dos funcionários (KREIZEB, 2007).

Como afirma Drucker (1996, p. 77), “o requisito final da liderança eficaz é ganhar a confiança. Confiança é a convicção de que o líder fala sério. É a crença numa coisa muito antiquada chamada integridade”. Desta forma, a equipe é estruturada e se solidifica, constroem-se ações com comprometimento e base forte.

Porém não existe um forma ideal, padrão de liderança, a flexibilidade é fator fundamental para exercê-la. Para Lacombe e Heilborn (2006), nenhum líder inspira mais confiança em seus liderados do que a que ele mesmo deposita em si e o demonstra. Dúvidas do líder geram ainda mais em seus liderados. A liderança somente faz sentido quando se estabelecem circunstâncias em que o líder deve agir, mas é impossível determinar características gerais válidas para um líder sendo que, ao passar dos anos, apresentaram-se os tipos mais variáveis de perfis.

O administrador tem que adaptar seu estilo de gestão em função de inúmeras variáveis, não se pode dizer que exista um único estilo ideal, é necessário avaliar o ambiente em que se encontra para decidir a forma mais adequada, conforme o mesmo autor.

Segundo Quinn (2003, p. 12) “em meados da década de 1990, já estava claro que não haveria um modelo único que fosse suficiente para orientar os gerentes, e que seria preciso, na verdade, enxergar todos os quatro modelos como elementos de uma matriz mais vasta”.

Alguns moldes com características principais e específicas proporcionam atingir objetivos de uma forma mais produtiva e flexível, promovendo adequação ao ambiente. O quadro de valores competitivos é útil para especificar alguns valores e critérios e também ajuda a refletir sobre os oito papéis conflitantes desempenhados pelos gerentes.

Para Quinn (2003), cada um dos modelos organizacionais do quadro de valores competitivos adota diferentes critérios de eficácia. No modelo das metas racionais é produtividade, realização, direção e clareza de objetivos. No modelo de processos internos, documentação, gerenciamento de informações, estabilidade e controle. Já no modelo de relações humanas os critérios são participação, abertura, compromisso e moral e, por fim, no modelo dos sistemas abertos destaca-se inovação, adaptação, produtividade e realização.

No modelo das metas racionais existem os papéis de diretor e produtor. Como diretor espera-se, segundo Quinn et al (2003), que o gerente explicite expectativas por meio de processos (planejamento) e seja um deflagrador decisivo, seleciona alternativas, estabelece objetivos, define papéis e tarefas, gera regras e políticas e fornece instruções.

Para o papel de produtor espera-se que os mesmo sejam orientados para tarefas, mantenham o foco no trabalho e exijam um alto grau de interesse pessoal. Já no modelo dos processos internos, destaca-se o papel de monitor que deve saber o que se passa em sua unidade, determinar se as pessoas estão cumprindo as regras e averiguar se o setor está fazendo sua parte e o papel de coordenador espera-se que o gerente dê sustentação à estrutura e ao fluxo do sistema, como afirma o mesmo autor.

No modelo das relações humanas desenvolvem-se os papéis de facilitador e mentor, sendo que, espera-se do facilitador o fomento dos esforços coletivos, que promove a coesão e o trabalho em equipe e administre conflitos interpessoais. O mentor dedica-se ao desenvolvimento das pessoas mediante uma orientação cuidadosa de empatia. É o papel do interesse humano, o gerente é solícito, atencioso, sensível, afável, aberto e justo, segundo Quinn et al (2003).

Por fim, no modelo dos sistemas abertos existem os papéis de inovador e negociador. O gerente inovador é encarregado de facilitar a adaptação e a mudança, deve prestar atenção ao ambiente em transformação, identificar tendências significativas, conceitualizar e projetar mudanças necessárias e tolerar as incertezas e riscos. E o negociador preocupa-se particularmente com a sua sustentação da legitimidade exterior e a obtenção de recursos externos. Os gerentes, na função de negociador, devem ter astúcia política, capacidade de persuasão e influência e poder. (QUINN et al, 2003).

Para desempenhar tal função é imperativo conhecer o desempenho e saber as diferenças de colocação, qual é realmente o papel de cada posto. Muitos autores tratam das diferenças entre administrador e líder, Bennis (apud LACOMBE; HEILBORN, 2006) destaca que administrar é assumir responsabilidade, fazer acontecer, e liderar é influenciar, guiar em direção. Para o autor, o líder opera sobre os recursos emocionais da organização, seus valores. Já o administrador sobre os recursos físicos.

Sem dúvida, a união dos dois papéis é de extrema importância para eficiência de ações, pois proporcionam uma fusão de desempenho que enaltecem a atuação e superam resultados com a criatividade e excelência nas obras. Para Kotler (1999 apud LACOMBE; HEILBORN, 2006, p. 350), “liderança e administração são dois sistemas complementares de ação, necessários ambos para o êxito de um negócio num ambiente volátil”. “O real desafio é combinar uma liderança forte com uma administração forte e usar cada uma pra equilibrar a outra. Administrar é saber lidar com a complexidade. Liderar é saber lidar com a mudança”.

A liderança proporciona à administração uma facilidade na união dos recursos para aplicação das idéias obtendo o retorno esperado. Ela desenvolve influência sobre os liderados, mantém o respeito, auxilia a equipe, dissemina comunicação e compreensão do todo, organiza e realiza com mais facilidade, a implantação de idéias para o avanço dos procedimentos e otimização dos recursos, atendendo assim, o objetivo fim.
 


 

5 CONCLUSÃO
 

  O presente artigo fundamentou teoricamente a importância do papel do administrador como gestor de organizações públicas ou privadas. Que o gestor necessita de conhecimentos para readequar equipes, definir objetivo, desenvolver estratégias e aplica-las no exercício da função.

Com o planejamento, organização do pessoal e estabelecimento de necessidades prioritárias pelo administrador, permite-se um desempenho adequado na produção ou prestação dos serviços, proporcionando efetivar a qualidade.

Para o alcance da qualidade é necessário que o administrador estabeleça alguns procedimentos padrões, crie regras para conquistar organização, respeito e disciplina; realize também, reuniões periódicas para uma gestão participativa desenvolvendo soluções para os problemas existentes.

Contudo, o Administrador desempenha tanto o papel gerir (planejar, organizar), como o de líder motivando e direcionando o pessoal para que juntos conquistem o objetivo traçado e de conhecimento de todos. Tornando as informações públicas dentro da instituição, permite-se que o pessoal tome ciência dos acontecimentos e se envolva, fazendo parte do todo, em busca de solução para que se obtenha sucesso na resolução de qualquer eventualidade.

Desta forma, o papel e presença do administrador têm relevância fundamental para o planejamento, organização das ações conforme os recursos existentes e os a serem conquistados, direção para cumprir a missão, desempenhar funções rumo à visão e controlar para que as ações estejam de acordo com o planejado, podendo ser corrigidas adequando às necessidades do ambiente interno e externo que estão em constante processo de mudança. Sem um responsável, um guia, a empresa perde a direção do foco que necessita ter para obter resultados.

Tanto a organização privada com objetivo de satisfazer clientes e obter lucro, quanto a pública em atender necessidades dos clientes e aplicar recursos de forma eficiente para fornecer produto/serviço de qualidade ao cidadão, sem administração é provável que fracasse, siga em círculos, sem sucesso. Necessitam de planejamento, método, objetivo, foco e administrador.
 


 

REFERÊNCIAS
 

CLUTTERBUCK, David; CRAINER, Stuart. Grandes administradores: homens e mulheres que mudaram o mundo dos negócios. Tradução Octavio Alves Velho. Revisão técnica Jaques Kerstenetzky. Rio de Janeiro: Jorge Zahar Ed., 1993.


 

DRUCKER, Peter. A sociedade pós- capitalistas. São Paulo: Pioneira, 1981.


 

______. Administrando para o futuro: os anos 90 e a virada do século. Tradução de Nivaldo Montigelli Jr. 5. ed. São Paulo: Pioneira, 1996.    


 

FIGUEIREDO, Sandra; CAGGIANO, Paulo César. Controladoria: teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1997.


 

HUNTER, James C. Como se tornar um líder servidor. Tradução de A.B. Pinheiro de Lemos. Rio de Janeiro: Sextante, 2006.   


 

KAST, Fremont E.; ROSENZWEIG, James E. Organização e administração: um enfoque sistêmico. Tradução Oswaldo Chiquetto. 4. ed. São Paulo: Pioneira, 1992.


 

KREIZEB, Creise Borges. Líder eficaz. Disponível em <http://senacrs.spaceblog.com.br/13478/LIDER-EFICAZ/>. Acesso em: 24 set 2007.


 

KOONTZ, Harold; O’DONNEL, Cyril. Princípios de administração: uma análise das funções administrativas. 11 ed. São Paulo: Pioneira, 1978.


 

LACOMBE, Franscisco José Masset; HEILBORN, Gilberto Luiz José. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 2006.


 

MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Teoria geral da administração: da revolução urbana à revolução digital. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2002.


 

MILKOVICH, George T.; BOUDREAU, John, W. Administração de recursos humanos. São Paulo: Atlas, 2000.


 

QUINN, Robert E. et al. Competências gerenciais: princípios e aplicações. Tradução de Cristiana de Assis Serra. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.


 

STONER, James A. F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5. ed. Tradução Alves Calado. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos, 1999.


 


 

1 Graduada no Curso de Administração Geral da Faculdade Estácio de Sá de Santa Catarina. ana.ottobeli@yahoo.com.br (2006).

Como citar este artigo:

GUERREIRO, Ana C. Ottobeli. A importância do papel do administrador como gestor de organizações públicas ou privadas. P@rtes.  Janeiro de 2010. Disponível em: <www.partes.com.br/emrhede/papeldoadministrador.asp> Acesso em __/__/__.

 

 

 
  

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 Ana Cristina Ottobeli Guerreiro é graduada no Curso de Administração Geral da Faculdade Estácio de Sá de Santa Catarina.

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