|
Evento é um acontecimento que reúne pessoas em um determinado
local, com planejamento prévio e infra-estruturas adequadas, a uma
determinada quantidade de participantes. Para que este ocorra, é
necessário pesquisa, planejamento, organização, coordenação das etapas,
controle e implantação do que se foi planejado, ou seja, colocar na
prática o projeto de tal acontecimento.
Esta atividade, quando realizada profissionalmente, pode ser
desenvolvida com os objetivos de alcançar seu público alvo, estabelecer
o seu conceito no mercado ou recuperar a sua imagem. Para tal, um evento
pode realizar o lançamento de produtos e/ou serviços e apresentar uma
empresa, pessoa ou entidade no mercado.
ATIVIDADES INICIAIS:
a)
Escolher seu formato, ou seja, qual tipo de evento será;
b)
Listar os resultados desejados;
c)
Fazer um estudo de viabilidade do evento;
d)
Fazer o projeto do evento;
e)
Reconhecer as necessidades do evento, pesquisando os recursos que
serão utilizados e coletando informações sobre: participantes,
patrocinadores e outras entidades que poderão interessar-se pelo evento;
f)
Definir as diretrizes e as responsabilidades das comissões e
profissionais envolvidos na organização;
g)
Fazer um levantamento e confirmação de convidados, palestrantes,
personalidades, autoridades, fornecedores, etc;
EXEMPLOS DE CLASSIFICAÇÃO DE UM EVENTO:
a)
Esportivos
– Olimpíadas, Torneios, Campeonatos, etc.
b)
Políticos
– Comícios, Passeatas, Posses, Debates etc.
c)
Culturais
– Exposições de artes, Festivais, Oficinas, etc.
d)
Comerciais
– Feiras, Bolsas de Negócios, etc.
e)
Sociais
– Coquetéis, Festas, Aniversários, Casamentos,
etc.
f)
Técnico-científicos
– Congressos, Simpósios, Conferências, Estudos de Caso, Painel, etc.
g)
Religiosos – Quermesses, Sínodos, etc.
ESTUDO DE VIABILIDADE
|
IDENTIFICAR |
COM O INTUITO DE
|
Qual é o evento?
|
Defini-lo escolhendo qual será o assunto a ser tratado e seu
conteúdo. |
|
Quem promoverá? |
Definir instituições e profissionais que possam ter interesse no
evento. |
|
Quem produzirá? |
Definir responsável(eis) pela produção |
|
A quem se destina? |
Definir o público alvo |
|
Quem patrocinará e/ou apoiará? |
Definir os patrocinadores em potencial |
|
Quais as atividades e atrações? |
Definição da programação |
|
Onde? |
Definição do local |
|
Quando? |
Definição da data e período |
|
Como vai ser realizado? |
Definir a estrutura utilizada |
|
Qual a dimensão do evento? |
Definir o porte do evento |
|
Quanto custa? |
Definir o orçamento |
|
Como será divulgado? |
Definir plano de divulgação |
|
É viável a longo prazo? |
Descobrir se o mesmo tem potencial para firmar-se no calendário |
|
Com que freqüência ocorrerá? |
Com que freqüência voltará a acontecer |
|
Qual o resultado esperado? |
Listar os resultados desejados |
REALIZAÇÃO DO PROJETO DO EVENTO
-
APRESENTAÇÃO
– Identificar a proposta do evento aos interessados de forma clara e
objetiva;
-
JUSTIFICATIVA
– Descrever os motivos e a importância de sua realização;
-
OBJETIVOS (Gerais e específicos)
– Descrever o que se pretende realizar;
-
METAS
– Quantificar os objetivos;
-
PROGRAMAÇÃO
– É a descrição do evento passo a passo. Na programação
escrita deve conter:
a)
Nome das pessoas e organizações envolvidas na produção;
b)
Patrocinadores e/ou apoiadores do evento;
c)
Descrição das atividades de forma a informar: data; horário,
local e personalidades que estarão realizando-as;
PLANO DE DIVULGAÇÃO
É realizado de acordo com o público alvo do evento, podendo
incluir os seguintes meios de veiculação: Banners, outdoors, jornais,
revistas, internet, mala direta, televisão, rádio entre outros.
ORÇAMENTO
Modelo básico para a realização do orçamento de um evento.
|
DESCRIÇÃO |
QUANTIDADE |
VALOR UNITÁRIO |
VALOR TOTAL |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TOTAL GERAL
|
|
|
|
OUTROS ASPECTOS IMPORTANTES:
a)
Recursos Audiovisuais -
Identificar quais recursos irá utilizar: serviços de som (microfones,
amplificadores); de imagem (data show, projetor de filmes); serviço de
painéis (quadro- branco, pincel mágico); serviço de gravação (gravadores
de som e vídeo tape).
b)
Recursos Materiais, Instalações e Serviços
-
O planejamento destes itens deve abranger os aspectos quantitativos e
qualitativos. Ex:
Materiais
- De secretaria (papel para circulares, envelopes, recibos, formulários
de controle);
- Do participante (pasta, crachá, caneta, bloco de anotações);
Instalações
- Secretaria, sala de espera, ar condicionado, cadeiras, mesas;
Serviços
- De arte (criação de folhetos, cartazes, prospectos, etc.)
- De fotografia
- Audiovisual
- De Buffet
- De decoração
- De gráfica
- De digitação
- De press release
- De stand
c)
Recepção e Serviço aos Participantes –
A primeira impressão é importantíssima
d)
"Clima" de Reunião –
Trata-se da "alma" do evento – aspecto motivacional que dá o ritmo, a
ordem às atividade através da satisfação de necessidades subjetivas dos
participantes. Como fazer isso: mensagens especiais e pessoais a todos
os participantes, com votos de boas vindas; esquema de recepção e
serviços pessoais; clima de informalidade, porém organizado; atividades
sociais e de lazer que aproximem os participantes do evento sem
tirar-lhes a privacidade.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
- O local deverá ser compatível com os objetivos do evento, isto porque
grande parte do êxito ou do fracasso do evento deve-se a escolha do
local.
- Observar o calendário de eventos local para evitar coincidir com
outros eventos semelhantes.
BIBLIOGRAFIA:
BRITO, Janaína. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do
turismo. São Paulo: Aleph, 2002.
______________.
Evento. Disponível em
http://pt.wikipedia.org/wiki/Evento Acessado em abril de 2006.
|
